Tìm hiểu những vấn đề khi triển khai xây dựng KPI

KPI là các chỉ tiêu sử dụng để đo lường định lượng mức độ thực hiện các mục tiêu trọng yếu của doanh nghiệp. Mặc dù vậy, khi triển khai xây dựng chỉ số KPI, doanh nghiệp gặp phải khá nhiều vấn để. Cùng tìm hiểu nhé!

1. Lãnh đạo cấp cao không tham gia xây dựng KPI

Trong nhiều doanh nghiệp, lãnh đạo cấp cao không tham gia quá trình xây dựng chỉ số KPI. Đây là một sai lầm vì KPI trước kia là công cụ triển khai chiến lược hoặc ý chí của nhà lãnh đạo. Lãnh đạo cấp cao không tham gia buộc doanh nghiệp phải thiết kế KPI theo hướng từ dưới lên trên. Điều này trái ngược với nguyên tắc “thác đổ” (từ trên xuống).

2. Tham lam khi thiết kế KPI

Một doanh nghiệp có nền tảng dữ liệu tốt đôi khi quá tham lam khi thiết kế KPI - tạo nên nhiều chỉ tiêu. Điều này khiến các chỉ số KPI mất đi tính trọng yếu, dẫn tới tình trạng mất đi định hướng của trọng tâm chiến lược từng giai đoạn.

3. Thiếu dữ liệu, số liệu

Khi bắt đầu đặt các chỉ số kế hoạch, điều kiện quan trọng nhất là phải có dữ liệu quá khứ để tham khảo. Nhưng không phải chỉ tiêu nào cũng có sẵn dữ liệu quá khứ. Điều này được hiểu là thiếu căn cứ để đặt các chỉ số kế hoạch, làm cho con số này nhiều khi không thực tế (quá thấp hoặc quá cao).

4. Không có hệ thống theo dõi phù hợp

Chưa có hệ thống theo dõi phù hợp là vấn đề ít khi được đặt ra khi thiết kế chỉ số KPI nhưng đến khi KPI đã đi vào triển khai, vấn đề này mới bộc lộ. Việc sử dụng một hệ thống theo dõi thủ công, do người nhập liệu vào từ nhiều công đoạn và báo cáo trên excel khiến cho nỗ lực theo dõi KPI trở nên tốn kém. Nếu sử dụng phương pháp thủ công, doanh nghiệp rất khó để ứng dụng KPI trong dài hạn.

5. Truyền thông chưa đầy đủ

Truyền thông không đầy đủ là một trong những nguyên nhân khiến việc triển khai nhiều công cụ quản lý chưa hiệu quả. Thiếu hoạt động truyền thông khiến nhân viên chỉ thấy khối lượng công việc tăng lên, mất công theo dõi, báo cáo nhưng lại không hiểu rõ lợi ích của công cụ này. Vì vậy, truyền thông phải được thực hiện xuyên suốt trong toàn bộ quá trình thiết kế và áp dụng chỉ số KPI.

6. Thiết kế sai phương pháp

Thiết kế chỉ số KPI không bắt đầu từ chiến lược hoặc khi định hướng chiến lược không rõ ràng, không có cơ cấu tổ chức chuẩn chỉnh là sai lầm. Không có hai căn cứ này, KPI có thể trở nên lãng phí hoặc không thể thực thi được.